Schneller und effizienter im Vertrieb mit Sales Operations

In modernen Vertriebsorganisationen gehören sie schon seit Langem zum Inventar - Sales Operations Manager. In amerikanischen Vertriebsabteilungen sind sie kaum noch wegzudenken. Transparente Vertriebsstrukturen, für die der Sales Operations Manager in erster Linie verantwortlich ist, helfen dabei durch aussagekräftige und punkt-aktuelle Daten blitzschnell zu verstehen, welche Vertriebsaktivitäten funktionieren und welche eben nicht. Das Vertriebsmanagement kann durch die geschaffene Transparenz agieren und schnell handeln. Das eigentliche Vertriebsteam kann sich auf genau das konzentrieren, was es am besten kann: verkaufen.

Doch welche Funktionen hat eigentlich Sales Operations? Wie und an welchen Stellen schafft diese Position einen Mehrwert? Warum ist sie so wertvoll für das gesamte Vertriebsteam? Antworten auf diese Fragen findet ihr in diesem Artikel. Ich wünsche euch viel Freude beim Lesen!

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Vorab möchte ich euch gerne eine Definition aus dem “LinkedIn B2B Sales Blog” an die Hand geben, die sehr spielerisch, aber ebenso präzise erläutert, worum es bei Sales Operations eigentlich geht:

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Your sales professionals are like a team of thoroughbred racehorses. They might be incredibly powerful and experienced, but without the guidance of a jockey (aka sales ops pro), they won’t move as efficiently to the finish line.

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An dieser Vorstellung ist etwas dran, was meint ihr?

Sales Operations Manager kümmern sich, wie eingangs beschrieben, grundlegend um Eines: Sie entfalten durch strategische Ansätze das gesamte zur Verfügung stehende Potential des Vertriebsteams und haben dabei einen taktischen Blick auf alle Vertriebsprozesse, die Datenqualität, das CRM-System, das Toolstack, den Vertriebszyklus, so wie auf die gesamte Pipeline Health.

Wie gelingt das? Das Sales Operations Team sammelt Daten aus verschiedensten Quellen, führt diese zusammen, wertet sie aus und ist somit in der Lage aussagekräftige und punkt-aktuelle Reportings und Dashboard bereitzustellen, aus denen wertvolle Analysen, Forecastings, Abweichungsermittlungen oder weitere wichtige strategische Instrumente abgeleitet werden können. Das Sales Operations Team hat alle im Vertrieb genutzten Tools, insbesondere das CRM, im Blick und stellt sicher, dass alle Systeme optimal genutzt werden.

Unser Digital Sales Monitor 2020, in dem wir knapp 800 Führungskräfte aus deutschen Vertriebsabteilungen zum Stand der Digitalisierung in ihren Vertriebsabteilungen befragt haben, zeigt, welchen enormen Stellenwert gut gepflegte und automatisierte Sales-Prozesse haben: 97 % der befragten Führungskräfte gaben an, dass Automatisierungen und digitale Prozesse im Vertrieb einen signifikanten Einfluss auf ihren Unternehmensumsatz hätten - von bis zu 28%.

Doch dennoch treibt die Mehrheit der deutschen Vertriebsabteilungen interne Optimierungen wie zum Beispiel das Aufsetzen und Optimieren des CRM-Systems oder der Tool-Landschaft nicht in dem Maße, in dem es erforderlich wäre. Eine Position im Vertrieb, die eine solch prozessorientierte Rolle mit einem sehr hohen Grad an Digitalkompetenz erfüllt, existiert innerhalb der Sales Abteilung nur in knapp 25 % der befragten Unternehmen. Verantwortlich für sämtliche Tools und deren Set-Up ist in den meisten Fällen die IT-Abteilung. Weil sich diese aber nicht in die Belange und Bedürfnisse des Vertriebsteams hineinversetzen kann, bleibt das Potenzial jener Tools und Systeme leider unausgeschöpft. Die Vertriebsorganisation an sich entwickelt sich nur langsam, da die internen Ressourcen nicht auf die Bedürfnisse der Abteilung zugeschnitten werden.

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Warum solltet ihr also ein Sales Operations Team aufbauen?

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Ein Sales Operations Team wird euch bei all den oben genannten Herausforderungen unterstützen und eure Transparenz, Geschwindigkeit und Effizienz im Vertrieb steigern. Nicht zuletzt durch die enge Zusammenarbeit zwischen Vertriebsteam und Sales Operations Team lassen sich Potenziale entfalten, Zeiten einsparen, Umsätze steigern, Datenqualitäten verbessern. In einer hohen Geschwindigkeit erlangt das Sales Management wertvolles Wissen, welches nicht zuletzt in jungen Unternehmen ausschlaggebend für die zukünftige Weiterentwicklung ist.

Auch das Thema Fluktuation innerhalb des Vertriebsteams wird minimiert. Warum? Mitarbeitende verkaufen umso besser, je wohler und zufriedener sie sich fühlen. Ein auf sie zugeschnittenes vertriebliches Set-Up wirkt sich sehr positiv auf ihr Wohlbefinden und damit auf ihre Leistung aus.

Was ihr durch gut geführte Sales Operations erreichen könnt:

1. Ihr erhöht die Geschwindigkeit mit der ihr lernt: Transparente und automatisierte Vertriebsprozesse helfen euch nicht nur zu verstehen, welche Verkaufsaktivitäten gut und welche weniger gut funktionieren. Sie helfen euch auch, näher am Kunden zu sein und datenbasiert seine Bedürfnisse zu verstehen und strukturiert Feedback für euer Produkt zu erhalten.  
2. Effizientes Schnittschnellen Management: Im Laufe der Customer Journey kommt es häufig zu inhaltlichen Übergaben von einer Abteilung zur nächsten. Es ist für den weiteren effizienten Prozessablauf und die einwandfreie Customer Journey essentiell, dass diese Übergaben einwandfrei ablaufen und eindeutige Übergabe-Prozesse nicht definiert sind, sondern auch eingehalten werden.
3. Prozess-Exzellenz: Durchdachte und auf euch zugeschnittene Prozesse, die in das richtige System gegossen wurden, werden euch helfen, eure Conversions zu erhöhen, Verkaufszyklen zu verkürzen und Verkaufsgewinne zu maximieren. Gleichzeitig profitieren Mitarbeiter von der Guidance und fühlen sich wohler in ihrem Job, weil sie sich voll auf das Verkaufen konzentrieren können.
4. Eine effiziente Systemlandschaft: Durch die Selektion und Implementierung von innovativen Tools und Technologien sollen Mitarbeiter befähigt werden effizienter und besser zu verkaufen. Studien zeigen, dass sich so die Vertriebsproduktivität um bis zu 28 % steigern lässt. Gleichzeitig steuert Sales Operations die Weiterentwicklung des CRM Systems.
5. Tiefergehende Transparenz über Team Performance: Schluß mit der Bewertung von Teammitgliedern durch die Betrachtung reiner Top-Level Kennzahlen (Umsatz). Eine tiefergehende Sales Intelligence ermöglicht euch eine datenbasierte Transparenz über Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter, die ihr als Grundlage für faire Feedbackgespräche und als Maßstab für die Entwicklung nehmen könnt.
6. Exzellente Datenqualität: Studien zeigen, welch massives Umsatzpotential Firmen allein durch schlechte Datenpflege verloren geht. Und meine Erfahrung zeigt, dass diese Herausforderung in fast allen Firmen besteht. Sales Operations schafft hier Regeln und implementiert Automatismen, die dabei helfen die Datenpflege auf Top-Niveau zu halten.  
7. Ein valides Forecasting: Neben der Konstruktion eines Forecasts der auf realen historischen Daten besteht (cvr, ø lead cycles etc.) ist Sales Operations dafür zuständig die aktuelle Pipeline durchgehend zu monitoren und so eine verlässliche Datengrundlage zu schaffen.

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Was sind eure Gedanken zum Thema? Habt ihr ähnliche Gedanken zu Sales Operations wie ich? Über eure Rückmeldung und Kontaktaufnahme würde ich mich wirklich sehr freuen!