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Alljährlich finden sich viele Unternehmen vor einer der größten Herausforderungen des Jahres wieder - der Budgetplanung. Um Geld und Ressourcen auf die richtigen Projekte zu verteilen, braucht es einen fundierten Plan und die richtige Strategie. Nur so vermeidest Du, dass die Planungsphase nicht in einem Gerangel um “das größte Stück vom Kuchen” endet.
Doch wie gelingt die Verteilung des Budgets ohne Stress? Was musst Du beachten und anhand welcher Überlegungen kannst Du objektiv Entscheidungen treffen, die das gesamte Unternehmen voranbringen?
Einer, der es ganz genau weiß, ist Steffen Schmuhl, Principal von torq.partners. Mit seinem Service torq.finance ist das Team rund um Steffen kompetenter Ansprechpartner für Unternehmen, wenn es darum geht, die eigenen Finanzprozesse zu strukturieren, zu kontrollieren und zu optimieren. Steffen beantwortet die wichtigsten Fragen zum Thema Budgetplanung und gibt spannende Insights über das strategische Vorgehen - damit Du und Dein Team stressfrei und vor allem gut vorbereitet in die Planung für das neue Geschäftsjahr starten könnt!
Es wird Zeit für den Financial Forecast, die Finanzplanung steht an und was ist eigentlich mit dem Budget? Im Daily Business werden diese Begriffe oft synonym verwendet. Genauer hingeschaut, lassen sich jedoch wesentliche Unterschiede feststellen.
Für die Budgetplanung werden in aller Regel konkrete, operative Ziele für die folgenden 12 Monate / das folgende Geschäftsjahr definiert. Alle beteiligten Personen mit Budgetverantwortung stimmen unter anderem Personal-, Marketing- und IT-Budget für einen festgelegten Zeitraum aufeinander ab. Die Budgetplanung zeichnet sich - vor allem im Gegensatz zur Finanzplanung - durch eine hohe Planungsgranularität aus.
Ein Forecast orientiert sich an den Ist-Zahlen und zeigt an, in welche Richtung sich ein Unternehmen innerhalb eines festgelegten Zeitraums aller Wahrscheinlichkeit nach bewegen wird. Üblicherweise werden hier kürzere Zeitspannen in den Blick genommen (3 bis 6 Monate). So erlangen Stakeholder einen realistischen Eindruck über zu erwartende Entwicklungen und können bei erheblichen Abweichungen entsprechend reagieren.
Während Forecast und Budgetplanung kurzfristige Planungszeiträume betreffen, erfolgt die Finanzplanung mittel- bis langfristig und betrachtet dafür in den meisten Fällen Zeiträume von drei bis fünf Jahren. Auch wenn diese Zeitspannen noch wenig Planungstiefe erlauben, ist das Erstellen eines Finanzplans von immenser Bedeutung und stellt das Herzstück Deines Businessplans dar.
Wer einen Budgetplan erstellen möchte, darf sich nicht nur auf den eigentlichen Planungsprozess beschränken, sondern muss bereits vor und auch noch nach dieser Phase wichtige Faktoren in die eigenen Überlegungen mit einbeziehen.
Im Folgenden erklären wir Dir, wie der allgemeine Prozessablauf zur Budgetplanung optimalerweise aussehen sollte und welche Aspekte Du und Dein Team auf keinen Fall außen vor lassen dürft.
Mittendrin im Planungschaos? Damit Du entspannt durch diese wichtige Phase kommst, stellen wir Dir unsere Checkliste zur Budgetplanung kostenlos als Download zur Verfügung.
Bevor Du mit der eigentlichen Budgetplanung startest, gilt es zuerst einmal, eine stabile Grundlage zu schaffen, die Dir erlaubt, fundiert zu planen.
High-Level-Unternehmensstrategie / Ziele definieren
Um das vorhandene Budget zielführend und vor allem in Einklang mit der Unternehmensstrategie zu verteilen, müssen alle an einem Strang ziehen. Stell’ sicher, dass die High-Level-Unternehmensstrategie beziehungsweise Unternehmensziele eindeutig definiert sind. Dazu gehören unter anderem:
Stakeholder identifizieren
Wer genau aus dem Unternehmen (z.B. Teamleader, Kostenstellenverantwortliche, ...) soll an der Budgetplanung beteiligt sein?
Planungsstruktur / Planungstiefe festlegen
Überlege bereits im Vorhinein, wie genau die Budgetplanung strukturiert sein soll, je besser vorbereitet Du und Dein Team in die praktische Planungsphase gehen, desto reibungsloser wird diese Phase ablaufen.
* Was bedeutet COGS-Planung?
COGS ist die Abkürzung für den englischen Begriff “Cost of Goods Sold”, also die Kosten der verkauften Waren / Produkte, auch als Umsatzkosten bekannt.
Planungstemplate erstellen
Für abteilungsübergreifende Kostenarten wie Gehälter, Tools und Software lohnt es sich, bereits vor Beginn der eigentlichen Planungsphase ein Planungstemplate zu erstellen, welches anschließend einfach genutzt wird.
Input-Struktur für Planungsparameter vorgeben
Um eine einheitliche und einfache Integration aller Daten in den Budgetplan zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Input-Struktur für alle weiteren Planungsparameter bereits vorzugeben - so vermeidest Du Chaos und Mehraufwand. .
Daten aufbereiten
Unterstütze den Planungsprozess, indem Ist-Daten für die einzelnen Abteilungen aufbereitet und anschließend zur Verfügung gestellt werden.
Timeline bestimmen
Gerade bei abteilungsübergreifenden Projekten ist es wichtig, dass jede:r weiß, wo im Planungsprozess man sich gerade befindet und wann die nächsten Fristen anstehen. Eine Prozess-Timeline für das Gesamtprojekt als auch für die einzelnen Planungsbestandteile hilft allen Beteiligten, sich zu orientieren.
Kickoff-Präsentation vorbereiten
Ein offizieller Startschuss bringt alle Beteiligten auf ein Level - das gelingt gut, wenn ein entsprechendes Projekt-Kick Off mit allen Stakeholdern stattfindet.
Sind alle vorbereitenden Maßnahmen erledigt, kann die tatsächliche Phase der Budgetplanung starten. In einem ersten Schritt werden nun zunächst alle für den Planungsprozess benötigten Informationen an die entsprechenden Stakeholder versandt. Im Anschluss daran solltest Du sicherstellen, dass alle Budgeting-Meetings vereinbart und geplant werden, denn diese gewährleisten den regelmäßigen Austausch zwischen allen Verantwortlichen. Zusätzlich stellen sie eine perfekte Gelegenheit dar, regelmäßig den Status Quo der Budgetplanung zu überprüfen. So gelingt es, etwaigen Unregelmäßigkeiten frühzeitig auf den Grund zu gehen.
Der Budgetplanungsprozess ist jetzt in vollem Gange. Diese Schritte sollten im folgenden Verlauf dringend eingehalten werden:
Sind alle geplanten Maßnahmen erst einmal genehmigt, wird das Budget in einem letzten Schritt für die anstehende Periode eingefroren und von nun an nicht mehr verändert.
Der Löwenanteil der Budgetplanung ist geschafft und im Allgemeinen macht sich ein Gefühl der Erleichterung unter allen Beteiligten breit. Doch auch nach der eigentlichen Planungsphase solltest Du den Prozess nicht vollkommen aus den Augen verlieren.
Monatliche Reviews mit den jeweiligen Stakeholdern helfen dabei, eine IST- vs. PLAN-Analyse durchzuführen. Diese ist notwendig, um zu erkennen, ob und wann die tatsächlichen Zahlen vom Plan abweichen und welche Gründe es dafür gibt. Anschließend können, falls notwendig, daraus Handlungsfelder abgeleitet und entsprechende Maßnahmen auf den Weg gebracht werden, um bereits frühzeitig einer nicht planmäßigen Entwicklung gegenzusteuern.
Die während der Reviews gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen anschließend einen Forecast-Prozess für die folgenden 3-6 Monate und Du erhältst so ein realistisches Bild der nahen Zukunft für Dein Unternehmen.
Strikte Planung und klare Ansagen von oben oder doch lieber alle ins Boot holen und auf der unteren Planungsebene starten? Die Entscheidung, ob die Budgetplanung Top-down oder Bottom-up stattfinden soll, fällt vielen Unternehmen besonders schwer und spaltet nicht selten sogar das Management.
Wir erklären, was beide Ansätze beinhalten und welches methodische Vorgehen hierbei am sinnvollsten ist, damit Du als Revenue Leader / CEO weißt, welche Faktoren Du berücksichtigen musst.
Beim Bottom-up-Ansatz wird damit begonnen, auf der untersten Planungsebene Ziele für das nächste Geschäftsjahr zu definieren. In einem nächsten Schritt werden diese dann in die Gesamtplanung des Unternehmens überführt.
Für die Praxis bedeutet das, einzelne Planungseinheiten (z.B. Bereichsleiter, Controller o.ä.) planen für ihren Bereich, ohne dabei das “große Ganze” im Blick zu haben. In gewisser Weise handelt es sich dabei um einen “Wünsch-dir-was-Ansatz” und hier liegt auch der große Vorteil: Die Bottom-up Methode verspricht einen maximalen Beteiligungsgrad des Teams sowie ein hohes Commitment.
Auf der anderen Seite benötigt dieses Vorgehen Planungsschleifen zwischen den verschiedenen Ebenen und somit dauert die Budgetplanung meist sehr lange.
Den genau gegenteiligen Ansatz stellt die Top-Down-Methode dar, bei der das Management auf strategischer Ebene damit beginnt, zunächst einmal allgemeingültige Unternehmensziele zu definieren. Diese bilden anschließend die Basis, um Ziele auch für die kleinste Ebene abzuleiten.
Natürlich musst Du bei dieser Methode durch den niedrigen Beteiligungsgrad der einzelnen Teams auch mit einem eher geringen Commitment rechnen. Diese Gefahr kann bis zu einem gewissen Grad abgefangen werden, indem Revenue Leader oder andere verantwortliche Positionen dennoch versuchen, den Dialog zu suchen. Der Austausch ist besonders wichtig, um bei allen Beteiligten eine Identifikation mit den definierten Zielen zu erreichen, ist in der Praxis jedoch manchmal schwer umzusetzen.
Welcher Ansatz für Dein Unternehmen der bessere ist, kann nicht pauschal beantwortet werden, denn hier muss man je Einzelfall unterscheiden.
In vielen Fällen bringt eine Mischung aus beiden Ansätzen also den größten Nutzen. Wer die strategische Ausrichtung seines Unternehmens für die nächsten drei bis fünf Jahre definiert hat, kann ausgehend von diesen Zielsetzungen konkrete Topline-Ziele beziehungsweise Ziele für die Budgetperiode ableiten.
Die Topline-Ziele dienen dann als Grundlage für die dezentrale Planung der einzelnen Stakeholder, wie zum Beispiel:
Grundsätzlich gilt immer zu unterscheiden, welche Kostensegmente von welchen Stakeholdern geplant werden sollen. Hier muss jedes Unternehmen der eigenen Organisationsstruktur entsprechend agieren und entscheiden, welches Vorgehen das beste ist.
Auch Faktoren wie Datenqualität und Teamstruktur spielen dabei eine wichtige Rolle. Verfügt im Team beispielsweise niemand über ausreichend Erfahrung zum Thema, ist es durchaus sinnvoll, hier das Involvement gering zu halten.
Die folgende Übersicht zeigt, welche Kosten / Aufwendungen im Allgemeinen zentral und welche dezentral geplant werden können.
- HR: Personio, Bamboo, Reisebuchungstools
- Finance: ERP, DATEV,...
- Sales: CRM (Salesforce, Pipedrive, Hubspot)
- IT: Jira, Atlassian,...
- Daten: Tableau, ETL-Tools, Cloud-Server für die Datenspeicherung, ...
Mittendrin im Planungschaos? Damit Du entspannt durch diese wichtige Phase kommst, stellen wir Dir unsere Checkliste zur Budgetplanung kostenlos als Download zur Verfügung.
Anmerkung:
Diesen Artikel haben wir gemeinsam mit unserem Partner torq.partners verfasst.
Steffen Schmuhl, geboren in Berlin, absolvierte seinen Master of International Business an der HTW Berlin. Seit September 2020 bekleidet er die Stelle des Principals bei torq.partners.
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