Die 4 häufigsten Fehler, die KMUs ihre Konvertierungsraten senken!

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Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist jeder Lead wertvoll. In einem wettbewerbsintensiven Markt, in dem Vertriebsteams oft mehrere Rollen jonglieren, ist es entscheidend, den Weg von der Lead-Generierung zur Konversion zu optimieren. Revenue Operations (RevOps) bietet KMUs die Tools und Prozesse, um gängige Verkaufsprobleme zu überwinden und sicherzustellen, dass mehr Leads zu Kunden werden. Im Folgenden stellen wir vier grundlegende Verbesserungen vor, die KMUs helfen können, ihre Konversionsraten zu steigern, ohne die Ressourcen zu überlasten.

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1. Ihr CRM muss das Fundament Ihres Umsatzhauses sein!

Damit jeder Umsatzprozess erfolgreich ist, benötigen Sie ein zuverlässiges CRM-System als Basis. Für KMUs, bei denen Ressourcen oft begrenzt sind, kann ein sauberes und gut organisiertes CRM ein echter Wendepunkt sein. Doch Probleme wie doppelte Datensätze, veraltete Kontaktinformationen und inkonsistente Dateneingabe können selbst die besten Outreach-Strategien untergraben. Wenn das CRM keine vertrauenswürdige Quelle ist, könnte es Ihrem Team schwerfallen, die richtigen Leads zu finden und rechtzeitig nachzufassen, was den gesamten Verkaufsprozess verlangsamt.

Um Ihr CRM zum soliden Fundament Ihres Umsatzhauses zu machen, beginnen Sie mit regelmäßigen Datenüberprüfungen. Legen Sie einfache, klare Richtlinien für die Dateneingabe fest, die jeder befolgen kann, und nutzen Sie wenn möglich Datenanreicherungstools, um Kontakte und Unternehmensdetails aktuell zu halten. Mit einem sauberen CRM kann Ihr Team Zeit sparen, indem es sich auf vielversprechende Leads konzentriert und die Kontaktaufnahme effektiver gestaltet.

Zusätzlich können KMUs mit einem gut gepflegten CRM und klarer Dokumentation sicherstellen, dass das Unternehmen und nicht die einzelnen Vertriebsmitarbeiter die Deals tatsächlich besitzt. Diese Transparenz verringert die Risiken, die mit Vertriebsmitarbeitern verbunden sind, die ihre Kundenpipelines exklusiv verwalten. Wenn alle Interaktionen, Aktualisierungen und Kundenhinweise konsequent im CRM dokumentiert werden, erhält das Unternehmen insgesamt einen Einblick in den Status jedes Leads und die Beziehungshistorie.

Wechselt ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen oder eine andere Rolle, kann das restliche Team die Kundenbeziehungen ohne Verlust von Schwung oder wichtigen Informationen weiter pflegen. Diese Transparenz ist unerlässlich, um Störungen in der Vertriebspipeline vorzubeugen, da jeder Teammitglied nahtlos die Kommunikation mit Leads oder Kunden aufnehmen kann. Mit einer gemeinsamen Verantwortung für Kundendaten reduzieren KMUs nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern, sondern schaffen auch einen robusteren Verkaufsprozess, der sich an Personaländerungen anpassen kann, ohne die Umsätze zu gefährden.

Falls Ihr Unternehmen derzeit noch kein modernes CRM nutzt, sollten Sie unbedingt über die Einführung eines einsteigerfreundlichen CRMs wie HubSpot oder Pipedrive nachdenken. Wenn Ihre Verkaufsprozesse sehr komplex sind oder Ihr Unternehmen bereits weiter entwickelt ist, könnte Salesforce die richtige CRM-Lösung sein. Bedenken Sie, dass ein CRM kein System ist, das man einmal einrichtet und dann nie wieder anfasst. Ähnlich wie ein Obstbaum benötigt ein CRM ständige Pflege und Anpassungen, um die besten Ergebnisse zu liefern!

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2. Strikte Qualifikation ist entscheidend!

In kleineren Unternehmen, in denen Teammitglieder oft mehrere Rollen übernehmen, wird die Lead-Qualifikation manchmal vernachlässigt. Ohne klare Standards investieren Vertriebsmitarbeiter möglicherweise Zeit in Leads, die nicht zum Idealprofil Ihrer Kunden passen, was letztlich die Konversionsrate beeinträchtigt und das Verkaufstempo verlangsamt.

Für KMUs stellt ein einfaches Lead-Qualifikations-Framework sicher, dass das Team sich auf Leads mit echtem Konversionspotenzial konzentriert. Eine der effektivsten Methoden, dies zu erreichen, besteht darin, klare Definitionen für MQLs und SQLs in Ihrem CRM-System festzulegen und ein einfaches Lead-Scoring-Modell zur Priorisierung der Ansprache zu verwenden.

MQL (Marketing Qualified Lead): Ein MQL ist ein Lead, der Interesse an Ihrem Angebot gezeigt hat und grundlegende Kriterien erfüllt, aber noch nicht bereit ist für den direkten Kontakt mit dem Vertrieb. Diese Leads haben möglicherweise mit Ihren Marketingmaterialien interagiert, sich für einen Newsletter angemeldet oder eine Ressource heruntergeladen.
Beispiel: Ein Besucher, der einen Blogbeitrag liest und sich für Ihren Newsletter anmeldet, könnte als MQL markiert werden. Das Marketing würde diesen Lead weiter pflegen, bis er für eine weitere Qualifikation bereit ist.

SQL (Sales Qualified Lead): Ein SQL ist ein Lead, der sowohl von Marketing als auch Vertrieb geprüft wurde und spezifische Verkaufskriterien erfüllt, die signalisieren, dass er bereit ist für den direkten Kontakt mit einem Vertriebsmitarbeiter. Dies basiert häufig auf Faktoren wie Unternehmensgröße, Entscheidungsrolle und gezeigtem Kaufinteresse.
Beispiel: Wenn der oben genannte MQL eine Demo oder Beratung anfordert, wird er zum SQL. An diesem Punkt übernimmt das Vertriebsteam, um die Beziehung aufzubauen und den Lead durch den Verkaufsprozess zu begleiten.

Durch die Definition von MQLs und SQLs können KMUs ein Lead-Qualifikationsmodell schaffen, das hilft, Leads mit hohem Potenzial zu priorisieren, sodass sich das Team auf den Abschluss relevanter Geschäfte konzentrieren kann. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Konversionsrate, da die Vertriebsaktivitäten auf Leads ausgerichtet sind, die am ehesten konvertieren.

Neben den MQL- und SQL-Kriterien ist ein klares ICP (Ideal Customer Profile) von entscheidender Bedeutung. Für KMUs mit begrenzten Ressourcen ist es wichtig, nicht jeder Gelegenheit nachzujagen, sondern sich auf Leads zu konzentrieren, die tatsächlich zu Ihrem ICP passen und echten Nutzen aus Ihrer Lösung ziehen können. Wenn ein Lead nicht mit Ihrem ICP übereinstimmt, ist es am besten, ihn frühzeitig zu disqualifizieren, um Ressourcen für wahrscheinlich nicht erfolgreiche Abschlüsse zu sparen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihr Team seine Zeit in die Chancen mit dem größten Potenzial investiert und so nachhaltiges Wachstum und maximale Produktivität fördert.

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3. Interne Übergaben kosten Sie Kunden!

Für KMUs ist ein reibungsloser Übergabeprozess zwischen Sales Development Representatives (SDRs) und Account Executives (AEs) entscheidend. Mit begrenzten Vertriebsressourcen können schon kleinere Verzögerungen oder Missverständnisse bei Übergaben zu verpassten Chancen führen. Wenn SDRs und AEs keinen konsistenten Prozess für die Lead-Übergabe haben, besteht das Risiko, dass wertvolle Interessenten durchrutschen, was zu inaktiven Leads, entgangenen Einnahmen und geringerer Kundenzufriedenheit führt.

In kleinen Teams, in denen jede Minute zählt, ist ein schlanker Übergabeprozess entscheidend für maximale Effizienz. Hier erfahren KMUs, wie sie einen einfachen, aber effektiven Übergabeprozess gestalten können:

Klare Übergabekriterien definieren: Legen Sie spezifische Kriterien fest, die ein Lead erfüllen muss, bevor er vom SDR an den AE übergeben wird. Beispiele für solche Kriterien können das Engagement des Leads, Kaufinteressenssignale oder die Bereitschaft zur Besprechung eines Angebots sein. Diese Kriterien sollten mit Ihrem Ideal Customer Profile (ICP) und Ihrer Sales Qualified Lead (SQL)-Definition übereinstimmen, sodass nur Leads mit echtem Potenzial übergeben werden. Auf diese Weise können sich SDRs auf die effektive Qualifizierung konzentrieren, während AEs ihre Zeit dem Abschluss hochwertiger Deals widmen.
Beispiel: Ein KMU, das Marketingsoftware anbietet, könnte folgende Übergabekriterien festlegen: (a) der Lead hat eine Demo angefordert, (b) er verfügt über ein Marketingbudget über einem festgelegten Betrag und (c) er sucht aktiv nach einer Lösung für das nächste Quartal. Wenn alle drei Kriterien erfüllt sind, würde der SDR den Lead an den AE weitergeben.

Den Übergabeprozess dokumentieren: Stellen Sie sicher, dass jeder Schritt der Übergabe in einem einfachen, zugänglichen Format dokumentiert ist – beispielsweise in einer Checkliste oder einem freigegebenen Dokument in Ihrem CRM. SDRs sollten alle wichtigen Informationen zur Vorgeschichte des Leads, zu dessen Herausforderungen, bevorzugten Kommunikationskanälen und weiteren relevanten Details aktualisieren, die der AE für einen reibungslosen Übergang benötigt. Dies verhindert Informationsverluste und stellt sicher, dass der AE mit dem nötigen Kontext sofort ins Gespräch einsteigen kann, ohne wiederholte Fragen zu stellen, was ein nahtloses Erlebnis für den Lead schafft.
Beispiel: Wenn ein SDR einen Lead qualifiziert, aktualisiert er das CRM mit Informationen wie aktuellen Herausforderungen des Leads, bevorzugten Kontaktzeiten und bisherigen Interaktionen mit dem Produkt. Diese Informationen werden unter "Übergabenotizen" markiert, sodass der AE sie beim Follow-up leicht einsehen kann.

Automatisierte CRM-Benachrichtigungen einrichten: Automatisieren Sie Benachrichtigungen in Ihrem CRM, um sowohl SDRs als auch AEs zu informieren, sobald ein Lead qualifiziert und bereit für die Übergabe ist. Diese Benachrichtigungen können alle relevanten Lead-Details und die nächsten Schritte für den AE enthalten. Automatisierte Benachrichtigungen helfen auch dabei, Nachfassaktionen zu verfolgen und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Leads übersehen werden, selbst wenn ein SDR oder AE mehrere Leads gleichzeitig bearbeitet.
Beispiel: Angenommen, ein SDR markiert einen Lead im CRM als qualifiziert. Dies löst eine automatisierte E-Mail und eine Dashboard-Benachrichtigung für den zuständigen AE aus, die eine Checkliste mit Folgeaktionen enthält, z. B. „Demo innerhalb von 48 Stunden planen“ oder „Einführungsmail senden“.

Regelmäßige Übergabebewertungen durchführen: Etablieren Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen zwischen SDRs und AEs, um kürzlich übergebene Leads zu überprüfen, sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde, und dass AEs die Leads angemessen weiterverfolgen. Diese Meetings bieten die Möglichkeit, Lücken im Prozess zu beheben, Übergabekriterien zu verfeinern und Anpassungen basierend auf der aktuellen Verkaufsleistung oder dem Feedback vorzunehmen.
Beispiel: Bei einer Besprechung am Freitag besprechen SDRs und AEs mögliche Probleme bei jüngsten Übergaben, z. B. Verzögerungen oder fehlende Lead-Details, und nehmen erforderliche Anpassungen vor, um den Prozess für die nächste Woche zu optimieren.

Unterstützung nach der Übergabe bieten: Nachdem ein Lead übergeben wurde, kann der SDR den AE weiterhin unterstützen, indem er neue Informationen teilt oder bei administrativen Aufgaben hilft. Dadurch bleibt die Übergabe flexibel und kann auf neue Erkenntnisse reagieren, sodass sich der AE auf die Pflege und Konvertierung der Leads konzentrieren kann.
Beispiel: Wenn der SDR erfährt, dass der Lead andere Lösungen vergleicht, informiert er den AE, damit dieser seinen Ansatz beim Follow-up anpassen kann.

Ein gut gestalteter Übergabeprozess stellt sicher, dass jeder qualifizierte Lead zeitnah und konsequent von Ihrem Vertriebsteam betreut wird, was sich erheblich auf die Konversionsraten und die Kundenzufriedenheit auswirken kann. Durch die Beseitigung von Kommunikationslücken können KMUs jeden Schritt der Vertriebspipeline optimieren, das Beste aus ihren Ressourcen herausholen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass jeder vielversprechende Lead erfolgreich abgeschlossen wird.

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4. Automatisierung stärkt Ihr Revenue-Team!

KMUs arbeiten oft mit schlanken Teams, was es erschwert, wiederkehrende Aufgaben wie Follow-up-E-Mails, Terminvereinbarungen und CRM-Updates effizient zu bewältigen. Ohne Automatisierung können sich diese Aufgaben schnell ansammeln und wertvolle Zeit der Vertriebsmitarbeiter beanspruchen, die sie sonst für den persönlichen Kontakt mit Interessenten nutzen könnten. Wenn das Team mit manuellen Aufgaben überlastet ist, verlängern sich die Reaktionszeiten, was die Wahrscheinlichkeit eines rechtzeitigen Engagements verringert und dazu führen kann, dass interessierte Interessenten zu Wettbewerbern abwandern. Hier kann Automatisierung ein echter Game-Changer sein. Selbst einfache, kostengünstige Tools können repetitive Aufgaben vereinfachen und dem Vertriebsteam mehr Zeit für wertvolle Interaktionen geben. Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie Automatisierung KMUs unterstützen kann, mit Beispielen:

Automatisierte E-Mail-Sequenzen für Follow-Ups: Automatisierungssoftware kann Follow-up-E-Mails übernehmen, sodass das Vertriebsteam keine Erinnerungen manuell senden muss. Wenn ein Interessent beispielsweise ein Whitepaper herunterlädt, kann eine automatisierte E-Mail-Sequenz so eingestellt werden, dass eine „Danke“-E-Mail sofort und in den folgenden Tagen eine Reihe von informativen E-Mails versendet wird. Diese könnten eine Produktübersicht, Erfolgsgeschichten von Kunden und eine Handlungsaufforderung zur Demobuchung enthalten – und das alles, ohne dass die Vertriebsmitarbeiter etwas tun müssen.
Beispiel: Ein KMU, das digitale Marketingsoftware anbietet, könnte eine automatisierte Sequenz für Leads einrichten, die mit ihren Inhalten interagieren. Sobald sich ein Interessent für einen kostenlosen Leitfaden anmeldet, könnte ein automatisierter Workflow eine E-Mail-Serie auslösen, die (a) ihnen für den Download dankt, (b) zusätzliche hilfreiche Ressourcen sendet und (c) sie einlädt, eine Demo mit einem Mitarbeiter zu buchen. Diese Follow-up-Sequenz läuft automatisch, sodass das Vertriebsteam sich auf Interessenten konzentrieren kann, die weiter im Kaufprozess vorangeschritten sind.

Automatisierte Terminplanung: Anstatt per E-Mail einen Termin abzustimmen, können automatisierte Terminplanungstools wie Calendly oder HubSpot den Prozess vereinfachen. Vertriebsmitarbeiter können Interessenten einen Planungslink senden, über den diese einen für sie passenden Termin auswählen können, wobei alle Meeting-Details automatisch im Kalender des Mitarbeiters synchronisiert werden. Dies spart die mühsame Koordination und stellt sicher, dass Interessenten leicht einen Termin vereinbaren können, wenn ihr Interesse hoch ist.
Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter eines KMU erhält eine E-Mail von einem Lead, der Interesse an einer Demo bekundet. Anstatt per E-Mail ein passendes Zeitfenster abzusprechen, fügt der Mitarbeiter einen Planungslink in seine Antwort ein. Der Interessent kann verfügbare Zeiten einsehen und das Meeting direkt buchen, was Verzögerungen reduziert und den Prozess für beide Seiten vereinfacht. Das Automatisierungstool synchronisiert die Termindetails dann mit dem CRM und dem Kalender des Mitarbeiters, sodass alle Informationen organisiert und zugänglich sind.

CRM-Workflows für Lead-Management: Automatisierte Workflows im CRM können verschiedene Aufgaben übernehmen, vom Aktualisieren des Lead-Status bis hin zum Senden von Erinnerungen und Benachrichtigungen. Beispielsweise könnte ein Workflow eingerichtet werden, der den Status eines Leads automatisch auf „MQL“ ändert, nachdem dieser bestimmte Aktionen abgeschlossen hat (z. B. eine bestimmte Seite besucht oder ein Formular ausgefüllt). Automatisierte Erinnerungen können auch Benachrichtigungen senden, wenn ein Lead für einen bestimmten Zeitraum inaktiv war, um ein Follow-up anzustoßen. So wird sichergestellt, dass kein Lead durch das Raster fällt, selbst wenn Mitarbeiter gleichzeitig viele Interessenten betreuen.
Beispiel: Das CRM eines KMU ist so eingerichtet, dass der Status eines Leads auf „Heißer Lead“ geändert wird, wenn dieser innerhalb einer Woche mehr als dreimal eine Produktseite besucht. Diese Änderung löst eine Benachrichtigung aus, die den Vertriebsmitarbeiter auffordert, mit einer personalisierten Nachricht Kontakt aufzunehmen. Gleichzeitig aktualisiert das CRM den Lead-Datensatz und fügt eine automatisierte Notiz zu seinem Interesse am Produkt hinzu. Dieser Workflow hilft, Leads zu priorisieren, ohne dass Mitarbeiter die CRM-Daten manuell durchsuchen müssen.

Mit RevOps-gesteuerter Automatisierung können KMUs ihre Teams reaktionsfähig und organisiert halten, selbst wenn die Ressourcen knapp sind. Diese kleinen Automatisierungen schaffen Zeit für höherwertige Aktivitäten – wie personalisierte Kontaktaufnahmen, Beratungen und Beziehungsaufbau – und ermöglichen es KMUs, mehr Leads zu betreuen, ohne ihr Team erweitern zu müssen.

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Fazit

Im schnelllebigen, wettbewerbsintensiven Umfeld der KMUs ist es entscheidend, jede Lead-Chance optimal zu nutzen, um Wachstum zu erzielen. Durch den Fokus auf vier grundlegende Bereiche – den Aufbau eines sauberen CRM-Systems, strikte Lead-Qualifikation, effiziente Übergabeprozesse und den Einsatz von Automatisierung – können KMUs ihre Konversionsraten erheblich steigern und den Umsatz effizienter vorantreiben. Die Umsetzung von RevOps-Prinzipien muss dabei weder kompliziert noch ressourcenintensiv sein; selbst kleine Anpassungen können große Erfolge bringen.

Eine solide CRM-Basis, klare Qualifikationsstandards, reibungslose Übergaben und gezielte Automatisierung ermöglichen es KMUs, sich auf Leads mit hohem Potenzial zu konzentrieren und ein besseres, reaktionsschnelleres Kundenerlebnis zu bieten. Durch die Priorisierung dieser Kernverbesserungen können KMUs mehr Leads in treue Kunden umwandeln und so begrenzte Ressourcen optimal nutzen und nachhaltiges Wachstum fördern. RevOps gibt Ihrem Team die Struktur und Unterstützung, die es für den Erfolg braucht, und bereitet Ihr Unternehmen auf langfristige Erfolge vor.

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